یک سیستم حسابداری کارآ باید تمام اطلاعات و رویدادهای مالی که مرتبط با سیستم کارکنان، روش ها و … است را در یک سیستم حقوق و دستمزد به صورت تجمیعی داشته باشد. تا پرداختی ها و حقوق کارکنان به صورت صحیح محاسبه شده و لیست های مرتبط با سیستم حقوق و دستمزد تکمیل شده و در صورت نیاز جهت ارجاع به مراجع قانونی نظیر تأمین اجتماعی و غیره اطلاعات کامل باشد.

واحد حسابداری باید کلیه ی اطلاعات مربوط به عملیات مالی که در یک شرکت اتفاق می افتد را در سریع ترین زمان ممکن و به دقیق ترین شکل جمع آوری نموده و عملیات مالی را به شکلی قابل سنجش از طریق واحد پول ثبت نماید. یکی از این عملیات مالی مهم، سیستم حقوق و دستمزد است که حتی در این سیستم ورود و خروج کارکنان نیز ثبت شده تا در نهایت در محاسبات مالی از آن ها استفاده شود.

هزینه ای که تحت عنوان هزینه حقوق و دستمزد در دفاتر حسابداری شرکت ها ثبت می شود، نشان‌ از سهم نیروی کار شرکت در تولید محصولات یا ارائه ی خدمات شرکت بوده و هزینه حقوق و دستمزد یکی از مهم‌ترین هزینه‌های عملیاتی تمام سازمان هاست و درصد زیادی از هزینه های یک سازمان را شامل می شود.

امور حقوق و دستمزد چیست؟

امور حقوقي و دستمزد پيچيده و ظريف است و از فنون كاهش پيچيدگي ها و ظرافتها سخن مي گويد   در گذشته یکی از بزرگترین مشکلات در محاسبه میزان  حقوق و دستمزد آن بود که هر کسی برای حل  مسئله روشی را ارائه می داد .و همین امر مجري امور حقوق و دستمزد را با سوال مبهمي مبني بر اينكه بالاخره كدام روش براي سازمان وي موثرتر
است مواجه مي کرد.

در مواردي كه بايد تغييراتي ايجاد كرد، حسابداران بايد دقت كنند كه تغييرات ارائه شده مشكلاتي براي ديگر اهداف سازمانها به وجود نياورد ، زيرا براي برخورد با ابعاد فراوان و مبهم پيوسته اداره حقوق و دستمزد روشهاي متعددي وجود دارند.

همانند انواع طرحهاي پرداخت مبتني بر بازدهي (حاصل كار) از روش مستقيم پرداخت دستمزد در قبال توليد هر قطعه گرفته تا كارايي كه رابطه ظريفي با نتيجه واقعي و ملموس كار دارد . طرحهاي گوناگوني نيز در جهت پرداخت براساس زمان اتمام كار به وجود آمده است . برخي از اينگونه طرحها هم به نتيجه كار و هم به زمان انجام كار مربوط مي گردد و در آنها بازده كار يا حجم كار در مقابل اضافه دريافتي يا افزايش نرخ دستمزد تعريف شده است.

اطلاعات حقوق و دستمزد شامل تمام اطلاعات مربوط به کارکنان سازمان می شود که چندی از آن ها را در ادامه آورده ایم:

•        نام و نام خانودگی کارکنان

•        شماره پرسنلی

•        شماره بیمه

•        دستمزد

•        تحصیلات

•        ساعات کاری

•        روزهای کاری

•        اضافه کاری

•        مرخصی

•        مأموریت ها

•        شماره بیمه تأمین اجتماعی

•        شماره پرسنلی

•        استراحت پزشکی

•        پاداش ها

•        کسورات

•        بیمه سهم کارگر

•        وام ها

•        مساعدات

•        مالیات و …

اهميت شناخت قوانين و مقررات محاسبه حقوق و دستمزد :

معمولاً بررسي تحولات اجتماعي و اقتصادي و شناخت جامعه و روابط در هر دوره تاريخي قوانين و مقررات جاري آن زمان از اهميت بسزايي برخوردار است .همه مي دانيم كه قانون كار در هر كشوري از مهمترين قانون بعد قانون اساسي مي باشد و بي ترديد آگاهي وشناخت دست اندركاران از قوانين كار و تامين اجتماعي صرف نظر از قانون اساسي كه همه مردم بايستي از آن آگاه باشند هم به لحاظ اجرايي و هم به لحاظ نظري مفيد و موثر خواهد بود زيرا بسياري از اختلافها در محيط كار كه سببب تفسيح وقت و منابع از عدم آگاهي از قوانين و مقررات است. پس لازم است افرادي كه مسندي را مي پذيرند به قوانين و مقررات حوزه فعاليت خود شناخت لازم پيدا كنند . به عنوان مثال يك حسابدار حقوق و دستمزد علاوه بر اصول حسابداري بايستي اطلاعات دقيق از قوانين (كار، تامين اجتماعي، ماليات) داشته باشد تا در انجام كارها موفق باشد.

خلاصه مشخصات سيستم حقوق در نرم افزار مالی و صنعتی (MIS)
(دیبا)

•   امكان تعريف انواع وضعيتهاي بيمه همراه با ضرائب مختلف

•   امكان تعريف انواع ماليات با ضرائب و يا جدول مالياتي مورد نياز

•   امكان تعريف اقلام اطلاعاتي كاركرد طبق نياز سازمان

•   امكان تعريف انواع استخدام در تخصيص آن طبق احكام مختلف به پرسنل.

•   امكان تعريف مبالغ حكمي مستمر طبق نياز سازمان

•   امكان تعريف مبالغ حكمي غير مستمر طبق نياز سازمان

•   امكان تعريف اطلاعات پرسنلي و تخصيص ضمائم از قبيل عكس و … پرسنل در قالب فايل تصويري

•   امكان صدور احكام مختلف از قبيل استخدام ، افزايش حقوق و …  براي هر پرسنل و نيز تعيين تاريخ
اجراي هر حكم

•   امكان تعيين پارامترهاي محاسبه حقوق توسط كاربر سيستم

•   امكان تعريف و اعطاي انواع وام به پرسنل

•   امكان برقراري ارتباط با سيستم دستگاه كارتخوان
از طريق فايل Text جهت ورود اطلاعات كاركرد پرسنل.

•   امكان صدور انواع احكام قطع رابطه

•   امكان محاسبه سنوات و تسويه حساب پرسنل

•   امكان محاسبه عيدي و پاداش پرسنل

•   امكان تنطيم پارامتهاي قابل نمايش در فيش حقوقي
توسط كاربر سيستم

•   امكان تهيه ديسكت بيمه

•   امكان تهيه ديسكت بانك

•   امكان تهيه فايل ماليات حقوق مورد نياز اداره دارايي

•   امكان تهيه ليست حقوق ، ماليات ، بيمه و كاركرد
پرسنل

•   امكان ساخت هرگونه گزارش مورد نياز توسط مدير سيستم در اسرع وقت.

•   امکان صدور سند حسابداري طبق الگوي دلخواه

حرف آخر

پرداخت به موقع حقوق و دستمزد نیروی کار باعث بهبود عملکر نیرو و در نتیجه بلا رفتن  بازدهی خواهد شد .سیستم حقوق و دستمزد یکی از نیازهای اساسی یک شرکت است. حقوق و دستمزد عبارتست از کل سوابق مالی حقوق یک کارمند ، دستمزد ، پاداش و کسورات  در گذشته کارفرمایان برای پرداخت حقوق و دستمزد از روش های معینی استفاده نمی کردند ولی امروزه با توجه به این موضوع قوانین و مقرارت برای پرداخت حقوق و دستمزد وضع شده است که که کارفرمایان موظف هستند طبق این قوانین
دستمزد نیروی کار را محاسبه و پرداخت کنند و در حال حاضر برای انجام این عملیات
نیاز به سیستم های محاسبه حقوق و دستمزد بیشتر احساس می شود تا در کوتاه ترین زمان
و با کمترین خطا عملیات محاسه انجام شود.

مجموعه
الماس اسپادانا همانند بسیاری از شرکت
های تولید کننده نرم افزار های حسابداری برای محاسبه حقوق و دستمزد نرم افزاری را
طراحی و تولید کرده است تا شرکت ها و سازمان ها با استفاده از این سیستم عملیات
مورد نظر خود را در کوتاه ترین زمتن و با کمترین خطای محاسباتی  انجام دهند .